友達との旅行に幹事は不要！ 仕事にも活きる「役割分担」と「追っかけ」

こんにちは、4回生にもなり授業がなく暇をもて余しているだーつです。

みなさん夏休みは満喫しましたか。家族・友達と旅行に行かれた方も多いのではないでしょうか。この10月から11月にかけてはネクスト長期休み「冬休み」のための計画を練る期間ですね。しかも予定を早く決めた方が何かと安くなるものです。うかうかしてはいられません。

そこでよく飲み会などで「今度は◯◯へ行こう」などで会話が盛り上がることがあるのではないでしょうか。しかし、ここでみなさんに1つお聞きしたいです。

「その旅行、実際にどのくらい決行できましたか？」

良くて20%くらいではないでしょうか。その場でLINEグループを作成していても、そのまま日程すら決まらず流れてしまうことがよくあるパターンだと思います。
私もこの決行率が100%になっていれば、今年の夏休みは1日たりとも日本にいなかったくらいです(笑)

そこで今回はどうすれば1度話題に上がった旅行が決行できるのか考えてみました。
　
　
　

そもそもなぜ旅行の計画が進まないのか

まずは旅行に行けない原因を究明しましょう！

って、簡単ですね。
結論から申しますとズバリみんなが幹事をやりたくないからではないでしょうか。まさか飲み会のお酒のノリで実は誰も行きたくなかったなんてことはないでしょう。

たしかに幹事は面倒です。責任も重大です。
1つなにかミスがあれば責められる立場、とても理不尽ですね。
航空券を取り間違えなんてしまえばもう今後は一切信頼してもらえないかもしれません。(私は信頼を失いかけました。。。)

では、幹事を率先してやってくれるようなスーパーイケメンがいないと旅行は決行できないのでしょうか。

いいえ、そんなことは決してありません！
私が今から幹事なんていらない旅行計画法についてお話しましょう！
　
　
　

計画はみんなで「役割分担」

やることは簡単です。
飲み会の場で今後の旅行の話で盛り上がった際に、もう30分ほどその話を今後に向けて広げましょう。
何の話をするかというと、役割分担です。

これだけ決めておけばなんとかなるであろう役割は下記の5点です。
・宿泊係(宿泊先予約)
・交通係(レンタカー予約・航空券予約・電車移動計画など)
・現地プラン係(ご飯所・観光地決め)
・旅行日程調整係(調◯さんの活用)
・追っかけ役(計画管理) ＊詳しくは後述します

この各役割に対してみなさんがやりたがらないことであることは、私も十分承知しております。ですが、今一度考えてみてください。
この中の1つでいいんです。これをみんなで振り分ければ全く大したことはありません。どの役割もかかって1時間ほどで済ませることができるはずです。これを1人の幹事にやらせるということも酷な話ではないでしょうか。

しかも役割分担をすることで幹事1人ですべて決めるよりも、断然にミスもなくなるはずです。

役割分担の方法についても気をつけましょう。各々が何をやりたがっているかを優先することが大切です。できるだけ相手のモチベーションを保った役割分担ができれば、計画の進行もスムーズにいくでしょう。
　
　
　

「追っかけ」があっての役割分担

ここでみなさん気になっているであろう、「追っかけ役」について説明します。
簡単に言うと各役割を持ったみなさんを管理する役割です。なんの決定権もないですが、最も重要なポジションといっても過言ではありません。

ここでは北海道旅行を例にもっと具体的な追っかけ役の役割について話します。
計画の進行は各役割ごとに下記のように進んでいくはずです。

例 ) 毎年恒例冬休み旅行 in 北海道
①旅行日程決定
今回は2017年12月27日 ~ 2017年12月29日に決定
　　　　↓
②現地プラン決定
2泊3日ということで 函館 → 小樽 → 札幌 の順で観光
　　　　↓
③宿泊先決定
函館で1泊、小樽で1泊予約
　　　　↓
④交通手段決定
行きは函館空港着、移動はレンタカー、帰りは新千歳空港発で予約

この4つのプロセスの進行具合を適宜伺うことが追っかけ役の役割となります。
今どこで計画が止まっているのかを常に把握する必要があります。こう言うと難しく聞こえますが、簡単に言えば旅行計画の進行具合を見守るだけです。
これを怠らなければ、計画が止まることはないでしょう。

追っかけ役はなんの決定権もなく、特別準備もいらないので旅行当日は楽しむだけで済みます。ただし重要であることは間違いないので、これを是非この記事を読んでいらっしゃるあなたにやっていただきいですね。
追っかけ役があっての役割分担です。
　
　
　

思いやりを持った「追っかけ」

晴れて追っかけ役に抜擢されたあなたに気をつけてほしいことが1つあります。

とりあえず、まずは先程の北海道旅行を例として見てみましょう！

Q. 北海道旅行の計画の中で現地プランまでは決まったものの、宿泊先が決めきれないAさんがいたとします。こんな時あなたはどのように声をかけますか。

【パターン1】

【パターン2】

さぁ皆さんどうですか。
【パターン1】ではAさんへの配慮が欠けていますね。宿泊先を決めることをAさんに押し付け、かつ焦らせています。これではAさんはいい加減になって良い宿泊先が決められないでしょう。
それに対して【パターン2】はどうでしょう。Aさんの宿泊先が決められない悩みの相談に乗り、かつ一緒に考えてあげることで最終的に条件に合った宿を決めることまでできています。
Aさんの立場からしても【パターン2】の方があなたに対しての印象もはるかに良いでしょう。今後の信頼もより増すと思いますよ。

結論、気をつけることは相手への思いやりです。これは追っかけに限ったことではないですが、ただでさえ追っかけは相手を焦らせる行動です。だから、より相手のことを考え思いやりを持ってください。
　
　
　

旅行だけではない仕事の中での役割分担・追っかけの重要性

みなさんどうでしたでしょうか。
旅行に幹事なんていらないんです！！

先程のプロセスぐらいであれば、1ヶ月ほどですべて決定できるはずです。そして今度の飲み会ではすでに決定している旅行計画についてさらにブラッシュアップできる、より全員の意見の通った中身のある旅行になるのではないでしょうか。

そしてみなさんお気づきかもしれませんが、
今回は旅行を例にして「役割分担」、そして「追っかけ」の重要性についてお話しましたが、これは旅行に限ったことではありません。

特に仕事において必要不可欠なスキルといっても過言ではありません。
仕事をする中で技術的にできない仕事、仕事量的に1人ではできない仕事が必ずあります。
そういった時に自分だけでは手が回らないことは役割分担で分業させ、そして役割分担したからには各役割の進捗を追っかけて常に把握しておく責任があるのです。
役割分担後に相手が納期までに間に合わなかった責任は、その相手ではなく、仕事を振った自分が100%責任があるくらいの意識がないと務まりません。
こうする事で1人ではできない大きなプロジェクトを納期までにこなすことができるのではないでしょうか。

ビジネスの世界において1人でやり切れる仕事なんてほとんどありません。
その中でチームでの明確な役割分担の中、思いやりのある追っかけができるリーダーが求められているのです。

将来そのようなリーダー(旅行行きまくりで経験豊富な)になるためにも、ぜひ実践してくださいね！